Topluluğun adı “ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Enerji Topluluğu” dur
Enerji Topluluğu; mevcut bilinen enerji kaynaklarının yetersizliğini dikkate alan, enerji kullanım verimliliğini arttırma yollarını araştırıp geliştirmeyi amaçlayan çalışmalarda bulunan, enerji konusundaki uluslararası ilişki ve politikaları inceleyip sorgulayan, Kampus öğrencilerini bu konularda bilgilendirme ve bilinçlendirmeyi görev edinen ve örnek proje çalışmaları yapan; ODTU KKK öğrencilerinin katılımına açık bir topluluktur.
ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Enerji Topluluğu, ODTÜ KKK öğrencilerinin katılımına açık bir topluluktur. Topluluğa üyelik, Yönetim Kurulu'nun onayı ile gerçekleştirilir. ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu öğretim elemanları ve personeli seçme ve seçilme hakları olmamasına karşın topluluğa fahri üye olarak kabul edilebilirler ve çalışmalara katılabilirler. Disiplin cezası alan üyeler topluluğun Yönetim Kurulu'nda görev alamazlar. Mezun olan üyeler "mezun üye" statüsünde topluluğa üyeliklerini devam ettirebilirler. Ancak seçme ve seçilme hakları yoktur. ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu dışından kimselerin topluluğa üyeliği kabul edilmez. Ancak gerek sektör gerekse diğer akademik çevrelerle ilişkilerin geliştirilmesine yönelik olarak bu kimselere fahri üyelik verilebilir. Üyelikten çıkarma Yönetim Kurulu'nun teklifiyle ve bu teklifin Genel Kurul'un 2/3 çoğunluğu ile kabul edilmesi suretiyle gerçekleşir. Karar hakkındaki bilgi akademik danışmana iletilir. Üyelikten istifa Yönetim Kurulu'na dilekçe verilmesi ile gerçekleşir. Üyelikle ilgili yeni düzenlemeler gerektiğinde, Yönetim Kurulu bu düzenlemeleri yapar, Genel Kurulun onayına sunar.
Topluluk üyeleri, belirlenen tarihlerde gerçekleştirilen toplantılara katılmak, verilen görevleri topluluğun amacına ve tüzüğüne bağlı kalarak yerine getirmekle sorumludur.
Yönetim Kurulu Üyeleri doğal olarak aktif üye sayılırlar. Diğer üyelerin aktif üye sayılması için topluluğun düzenlemiş olduğu etkinliklerde aktif görevler alması ve sene içerisinde düzenlenen toplantıların en az yarısına katılması gereklidir. Seçme ve seçilme hakkına sadece aktif üyeler sahiptir.
Akademik danışman topluluk faaliyetlerini denetler ve faaliyetlerin yürütülmesine yardımcı olur. Akademik danışman; gerekli gördüğünde Yönetim Kuruluna katılır ve kurula başkanlık yapar. Topluluğun; para, malzeme, yer gibi ihtiyaçlarının karşılanması için gerekli idari işlemler, akademik danışmanın bilgisi dahilinde yerine getirilir.
Topluluğun yetkili ve görevli organları aşağıda belirtilmiştir.
Genel Kurul'u topluluğun üyeleri oluşturur. Genel Kurul, topluluğun en yetkili organıdır. Genel Kurul her yıl belirlenen zamanda toplanır. Genel Kurul toplantılarının yürütülmesi Yönetim Kurulu'nun sorumluluğu altındadır.
Yönetmelikte belirtilen görevleri yapar, yetkileri kullanır. Her yıl yapılan Genel Kurul toplantısında topluluğun biten etkinlik dönemine ilişkin raporunu, bilanço ve gelir-gider çizelgesini, Denetleme Kurulu'nun raporunu inceler, yeni dönemin etkinlik raporunu onaylar, Yönetim Kurulu'nun yeni üyelerini seçer. Topluluk tüzük ve yönetmeliğini onaylar, değişiklik önerilerini karara bağlar. Yönetim Kurulu ve Denetleme Kurulu üyelerini seçer. Genel Kurul toplantısına, Yönetim Kurulu kararıyla veya aktif üyelerin 1/2'sinin imzası sonucunda karar verilir. Genel Kurul toplantı çağrısı ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu dahilindeki panolar aracılığıyla üyelere duyurulur. Genel Kurul'un karar alabilmesi için üye sayısının % 51 çoğunluğunun toplantıya katılması gereklidir. Çoğunluk sağlanamadığı takdirde Genel Kurul bir sonraki hafta Yönetim Kurulunun belirleyeceği bir güne ertelenir ve bu defa çoğunluk koşulu aranmaz. Yönetim Kurulunun ve Denetim Kurulunun önerileri ya da üye çoğunluğunun (%51) yazılı isteğiyle olağanüstü toplanır. Olağan ve Olağanüstü toplantıları bir hafta önceden duyurur. Rektörlük gerek görürse Genel Kurulda gözlemci bulundurabilir.
Topluluğun yetkili yönetim organıdır. Yönetim Kurulu'nun oluşum biçimi ve çalışma ilkeleri aşağıda belirtildiği şekildedir.
Yönetim Kurulu, Genel Kurul tarafından topluluğun aktif üyeleri arasından bir sene süre ile seçilen bir Başkan, iki Başkan Yardımcısı, iki üye, bir Sayman ve bir Yazman'dan oluşur. Yönetim Kurulu üyeleri, Genel Kurul'da her üyenin bir oy hakkı olacak şekilde yapılacak seçimle belirlenir. Yönetim Kurulu seçimi iki aşamada yapılır. İlk aşamada başkan adayları belirlenir yapılan gizli oylama sonucunda en çok oy alan aday Başkan olarak seçilmiş olur. İkinci aşamada ise Yönetim Kurulunun diğer altı üyesi seçilir. Daha az oy alan adaylar yedek üye olarak tespit edilirler. Yönetim Kurulu üyeleri, yapacakları ilk toplantıda kendi aralarından görev dağılımını yaparlar. Yönetim Kurulu iki haftada bir toplanır. Toplantı gün ve saatleri, ilgili akademik yarıyılın ders programları göz önünde bulundurularak Yönetim Kurulu tarafından belirlenir. Yönetim Kurulu'nda kararlar oy çokluğu ile alınır.
Topluluğun amaçlarına uygun çalışmaları düzenler ve Genel Kurul kararlarını uygular. Yasalar, topluluk tüzük ve yönetmelikleri çerçevesinde belirtilen görevleri yapar ve yetkileri kullanır. Başkan ya da Yönetim Kurulu üyelerinin önerdikleri konularda karar alır. Genel Kurulda belirlenen esaslar çerçevesinde çalışma programını ve bütçesini hazırlar. Topluluğun gelir-gider çizelgesini ve bütçe uygulamasını yapar. Denetleme Kurulu'nun önerileri doğrultusunda gerekli önlemleri alır. Yapılacak Genel Kurul toplantısının gününü, saatini ve yerini saptar. Genel Kurul toplantısında alınan kararları tüm üyelere ve ilgili yerlere duyurur ve uygular. Topluluğun yapacağı faaliyetleri en etkin şekilde planlamak, hazırlamak ve yürütmek amacıyla alt komisyonlar kurar. Topluluğun yapacağı etkinlikler için, topluluk Akademik Danışmanının bilgisi içinde, başkanın yazılı başvurusu ile Sosyal ve Kültürel İşler Müdürlüğü ve Rektörlükten izin alır. Çalışma raporunu en geç 15 Haziran’a kadar ve etkinlik programını her öğrenim yılının ilk ayı sonuna kadar Sosyal ve Kültürel İşler Müdürlüğü’ ne verir.
Başkan, topluluğun temsilcisi ve yetkili yöneticisidir. Bir yıl süre ile görev yapar ve üst üste en fazla iki kez seçilebilir. Görev ve yetkileri; topluluğu ve Yönetim Kurulu'nu topluluk dışında temsil etmek, Yönetim Kurulu toplantı gündemini saptamak, üyeleri toplantıya çağırmak ve çalışmalarını yönetmek, Komisyonlara başkanlık etmek, topluluğun yönetim ve hizmet çalışmalarına öncelik kazandırmak, üyeler arasında etkileşimi ve dostluk ilişkilerini özendirmek, yasalar, topluluk tüzük ve yönetmeliklerinde belirtilen görevleri yapmak, yetkileri kullanmak, etkinlik dönemi sonunda topluluğun yönetim ve parasal işlemleriyle varlıklarının yeni etkinlik dönemi Yönetim Kurulu'na tam ve eksiksiz olarak devredilmesine aracı ve yardımcı olmaktır.
Başkan'ın bulunmadığı durumlarda Başkan'a vekalet eder, topluluk faaliyetlerinin yönetilmesinde ve yürütülmesinde Başkan'a yardımcı olur.
Mali İşler Komisyonu'na başkanlık eder, topluluğun gelir-gider dengesinden ve bunların raporlanmasından sorumludur, planlanan dönemlerde gelir-gider raporlarını Denetleme Kurulu'na, Yönetim Kurulu'na sunar, topluluk tarafından düzenlenecek etkinliklerin mali analizini Etkinlikler Komisyonu ile koordineli olarak gerçekleştirir.
Raporlama Komisyonu'na başkanlık eder, gerçekleştirilen çalışmaların ve alınan kararların kayıt edilmesinden sorumludur, toplulukla ilgili tüzüğün, kararların ve yazışmaların raporlanmasından ve muhafaza edilmesinden sorumludur.
Genel Kurulda seçilen üç asil ve üç yedek üyeden oluşur. Satın alınan eşyanın, Orta Doğu Teknik Üniversitesi Ayniyat Saymanlığı’na Sosyal ve Kültürel İşler Müdürlüğü aracılığı ile kaydettirilmesini sağlar. Yönetim Kurulu'nun faaliyetlerini; topluluk amaçlarına, mevcut tüzük ve yönetmeliklere uygunluk açısından denetler, denetim faaliyetleriyle ilgili raporları Yönetim Kurulu'na sunar.
Topluluğun amaçları doğrultusunda gerçekleştirilebilecek etkinlikleri tasarlar ve Yönetim Kurulu'na önerir, etkinliklerin organizasyonundan ve çizelgelenmesinden sorumludur, etkinliklerde sarf edilecek gider ve elde edilecek gelir konusunda Mali İşler Komisyonu ile koordineli çalışır, topluluğun Olağan ve Genel Kurul Toplantıları için uygun çizelgeler oluşturur, etkinliklerin duyurulması ile ilgili olarak Üyelik ve Tanıtım Komisyonu ile koordineli çalışır.
Topluluğa yapılan üyelik başvurularını değerlendirir ve Yönetim Kurulu'nun onayına sunar, topluluğun amaçları doğrultusunda genişlemesinden ve tanıtımından sorumludur, topluluğun düzenleyeceği etkinliklerin duyurulması amacıyla Etkinlikler Komisyonu ile koordineli çalışır.
Topluluk Saymanı'nın başkanlığı altında çalışır, topluluğun her türlü gelir ve giderin mevcut kanun, yönetmelik ve tüzüklere uygunluğundan sorumludur. Bu konuda Etkinlikler Komisyonu ile koordineli çalışır.
Topluluk Yazmanı'nın başkanlığı altında çalışır, Kurul'da alınacak kararların raporlanmasından ve arşivlenmesinden sorumludur, topluluğun topluluk dışı yazışmalarından sorumludur, topluluk kurullarında üretilecek bilginin kaydından ve kullanılacak arşiv bilgisinin sağlanmasından sorumludur. Yönetim Kurulu gerek duyulduğunda yeni komisyonlar oluşturabilir.
Toplulukla ilgili diğer hükümler aşağıda belirtilmiştir.
ODTÜ Kuzey Kıbrıs Kampusu Enerji Topluluğu tüzüğünde yapılacak değişiklikler üyelerin 3/4'ünün veya Yönetim Kurulu'nun önerisi üzerine Genel Kurul tarafından gerçekleştirilir, akademik danışman onayı ile kesinleşir
Topluluk yapısı, faaliyetleri, etkinlikleri ve çalışmalarıyla ilgili her türlü içeriğe, hazırlanan web sayfası üzerinden ulaşılabilir. Ayrıca topluluk hakkında güncel duyuru ve haberler hakkında okul panolarındaki afiş ve ilanların haricinde üyelere gönderilecek e-bültenler aracılığıyla da bilgi alınabilir. Üye kayıt defterinde üyelerin adları; üyeler adları, sınıf, numara ve bölümlerini belirtir. Yönetim Kurulu ve Genel Kurul karar defteri tutulur. Topluluğun kullanması için verilen demirbaşlar, numaraları ile demirbaş defterine yazılır. Faturalar ve gelir-gideri gösterir belgeler düzenli olarak tutulur.
